Aide aux projets pour les organismes

Quelle est l’aide accordée?

L’aide est accordée pour la réalisation d’un projet artistique spécifique découlant du mandat de l’organisme ou de la coopérative.

Quelle est la durée du soutien?

Le soutien est ponctuel et non récurrent. Le projet doit se réaliser aux dates prévues dans la demande.

Est-ce que le projet peut être entièrement financé par le Conseil?

Non. L’aide accordée ne peut excéder plus de 75 % du coût du projet.

Pour avoir une idée des montants généralement octroyés, vous pouvez consulter la liste des subventions accordées précédemment.

Quels sont les mandats admissibles?

• Recherche et/ou création/production
• Diffusion spécialisée ou pluridisciplinaire
• Réalisation d’événement ou de festival
• Édition de périodique culturel
• Être un musée
• Être une association, un regroupement ou un organisme de services

Pour les organismes ayant un double mandat :

• création/production et diffusion
• création/production et festivals/événements
• création / production et soutien à la production
• diffusion et festivals/événements
• diffusion et soutien à la production (arts visuels, arts numériques, cinéma-vidéo)

Un organisme dont le double mandat ne serait pas énuméré dans la liste ci-dessus est invité à communiquer avec la conseillère ou le conseiller responsable de son secteur.

Quelles sont les conditions générales d’admissibilité?

Statut et conditions

• Être un organisme à but non lucratif ou une coopérative à but non lucratif ne versant pas de ristourne
• Avoir son siège social sur le territoire de l’île de Montréal
• Avoir un conseil d’administration majoritairement formé de membres ayant la citoyenneté ou la résidence permanente canadienne
• S’être donné comme mission principale la réalisation d’activités de recherche, de création, de production, de diffusion dans le domaine des arts ou s’être donné essentiellement comme mandat de regrouper et de représenter les artistes et/ou les travailleuses et travailleurs culturels d’une discipline ou d’un secteur pluridisciplinaire

Professionnalisme

• Avoir un niveau de compétence reconnu et être en mesure de le démontrer
• Être dirigé par des personnes qualifiées
• Avoir une direction artistique et/ou générale stable (selon le modèle de gestion de l’organisme)
• Présenter des activités dont la qualité artistique est reconnue
• Regrouper, représenter ou employer des artistes et des travailleuses et travailleurs culturels professionnels

Quels sont les projets admissibles?

Les projets en lien avec le mandat de l’organisme.

Création et production d’un spectacle, expérimentation et recherche sur les composantes d’une production, mise en oeuvre d’une programmation de saison, réalisation d’un festival, présentation d’une exposition, mise en place d’activités de soutien au développement disciplinaire, diffusion dans l’espace public, recherche-création en arts visuels et en arts numériques, collaboration entre commissaires et artistes, etc.

Projets permettant aux organismes artistiques  – ou aux artistes, travailleuses et travailleurs culturels et milieux artistiques qu’ils desservent  – de se structurer, s’adapter, se perfectionner ou se stabiliser.

Quelle est la période de réalisation du projet?

La réalisation du projet peut commencer avant le dépôt de la demande, mais ne peut être terminée avant d’avoir obtenu la décision du Conseil. Les délais prévus dans l’échéancier doivent être respectés.

En cas d’incapacité à réaliser le projet subventionné tel que prévu, l’organisme doit en aviser le Conseil le plus rapidement possible.

Combien de demandes seront acceptées?

Le nombre de demandes acceptées par le Conseil varie selon le nombre de demandes reçues, l’évaluation par les pairs ainsi que les capacités financières du Conseil. 

Quels sont les projets, clientèles, secteurs d’activité ou demandes inadmissibles? 

Clientèle

• Organisme qui ne répond pas aux conditions générales d’admissibilité
• Organisme ayant déjà déposé une demande au cours de l’année financière (le premier dépôt de l’année étant celui de fin novembre)
• Organisme constitué en société en nom collectif ou en société en commandite
• Organisme soutenu au fonctionnement au Programme général de subventions du Conseil
• Organisme n’ayant pas produit le ou les rapports finaux dus relatifs aux projets subventionnés par le Conseil dans le cadre du Programme général de subventions
• Artiste à titre individuel
• Collectif d’artistes
• Périodique culturel qui a moins d’un an d’activité de publication à son actif et qui publie moins de deux numéros par année, périodique culturel qui distribue gratuitement ses publications (dans le cas d’un périodique exclusivement publié sur le Web, le périodique doit publier un nombre de texte équivalent à deux numéros par année et sa diffusion peut être gratuite)
• Organisme public, parapublic, mandataire des gouvernements et des municipalités
• Organisme voué à l’enseignement, à l’éducation et à la formation professionnelle
• Dans certains cas particuliers, un organisme de diffusion qui reçoit un soutien ou un mandat de la Ville de Montréal pour la réalisation de ses activités de diffusion

Projet

• Projet terminé avant d’avoir obtenu la réponse du Conseil (calculer environ treize à quinze semaines après la date de dépôt)
• Projet d’enregistrement sonores (album, CD, démo, etc.) de nature promotionnelle et/ou commerciale
• Projet essentiellement centré sur la médiation culturelle
• Projet concernant spécifiquement la production de film ou de web film (incluant les étapes de scénarisation et de post-production)
• Projet de nature essentiellement promotionnelle et/ou commerciale incluant les clips vidéo
• Projet visant essentiellement l’enseignement, la tenue de stages ou l’accueil de maîtres
• Projet de vitrine promotionnelle ou de prospection au niveau national ou international
• Projet d’immobilisation ou d’acquisition d’équipement spécialisé
• Projet visant la réalisation d’activités de nature syndicale

Secteur d’activité

• Organisme ou coopérative œuvrant exclusivement en variétés et/ou en humour
• Organisme ou coopérative œuvrant exclusivement en médiation culturelle

Demande

• Demande incomplète
• Demande reçue après la date limite de dépôt

Les demandes inadmissibles ne seront pas évaluées par le comité d’évaluation.

Est-il possible pour certaines populations ciblées de recevoir du soutien financier pour présenter une demande (frais d’accès)?

Oui. Les frais d’accès représentent les coûts que doivent défrayer certaines populations, particulièrement les personnes S/sourdes et en situation de handicap, pour bénéficier, au même titre que d’autres, des services et des programmes offerts par une institution pour la recherche, la création, la production ou la diffusion de leur art. Le remboursement d’une partie de ces coûts par le Conseil des arts de Montréal peut compenser en partie ce désavantage.                              

Le Fonds de soutien aux frais d’accès est une mesure d’aide financière complémentaire aux autres programmes du Conseil. La date limite pour le dépôt d’une demande de soutien aux frais d’accès est la même que celle du programme pour lequel une demande est soumise.

Pour un·e artiste, un collectif ou un organisme qui a obtenu une aide financière du Conseil pour la réalisation d’un projet, il est également possible de déposer une demande de soutien aux frais d’accès jusqu’à un maximum de trois mois après la date d’émission des réponses liées au projet soutenu, sous réserve que ce projet ne soit pas terminé avant la date limite d’émission des réponses du soutien aux frais d’accès.

Le Fonds de soutien se déploie en trois volets :

• volet 1 – Soutien financier en vue du dépôt d’une demande de subvention ou du dépôt d’une candidature à l’une des initiatives du Conseil
• volet 2 – Soutien financier aux frais d’accès pour un projet soutenu par le Conseil
• volet 3 – Soutien financier pour les organismes diffuseurs aux frais d’accès pour l’accueil de publics dans le cadre d’un projet soutenu par le Conseil

Pour plus de détails, veuillez consulter ces informations supplémentaires sur le Fonds de soutien.

Puis-je déposer plus d’une demande par année?

Un organisme peut déposer une seule demande d’aide aux projets par année financière du Conseil.

Pour ce programme, trois appels de candidatures sont prévus chaque année. Le premier dépôt étant habituellement prévu à la fin novembre, le deuxième en mars et le troisième à la fin août.

Puis-je déposer pour la réalisation de différentes phases d’un projet qui s’échelonne sur plus d’une année?

Les clientèles admissibles peuvent déposer une demande de subvention pour réaliser diverses phases d’un même projet. À titre d’exemple, une demande de subvention peut être déposée pour réaliser une première phase de recherche-création, puis, l’année suivante, déposer à nouveau pour la réalisation d’une seconde phase de recherche-création ou pour la production et diffusion de l’œuvre. Il peut également être possible de déposer une demande de subvention pour l’ensemble des étapes.

Qui doit déposer la demande?

La personne responsable (administration, direction) de l’organisme ou de la coopérative ou nommée par le conseil d’administration.

Quels sont les renseignements et documents à fournir dans ma demande?

En plus du formulaire sur ORORA, avec la description détaillée du projet et le budget, les documents à joindre sont les suivants (s’ils n’ont pas déjà été déposés sur le profil ORORA de l’organisme) :

• les états financiers du dernier exercice financier complété, signés par deux membres du conseil d’administration
• les lettres patentes de l’organisme, incluant toutes les pages du document
• les statuts et règlements de l’organisme
• les politiques, normes ou autres règlements organisationnels, s’il y a lieu
• le formulaire d’auto-identification portant sur l’organisme (non-obligatoire).

Et aussi, se trouvant directement dans le formulaire :

• une liste d’hyperliens présentant des extraits ou des intégrales (selon la discipline) des œuvres ou des activités en lien avec la demande. Limite de quatre liens.
• une annexe supplémentaire, si désirée, qui regroupe en un seul fichier PDF tous les documents que vous jugez pertinents en évitant d’y inclure des informations essentielles à la bonne compréhension de la demande.

Attention! L’organisme doit s’assurer d’avoir un profil complet et à jour sur ORORA avant de soumettre sa demande.

Important : veuillez noter que si vous n’avez pas soumis votre demande, le brouillon sera supprimé 4 semaines après la date d’échéance du dépôt. Vous ne pourrez donc pas le réutiliser pour une future demande. Au besoin, nous vous suggérons de créer un PDF et de le télécharger pour vos dossiers.

Comment les demandes sont-elles évaluées?

Grâce au travail des pairs, évaluatrices et évaluateurs des comités d’évaluation sectoriels, le Conseil évalue toutes les demandes au mérite et accorde des subventions dans les limites des fonds mis à sa disposition.

Quels sont les critères d’évaluation?

Il existe deux catégories de critères :

• évaluation selon le mandat de l’organisme
• évaluation selon les priorités stratégiques d’impact du Conseil

Pourquoi y a-t-il des critères selon les mandats?

Les organismes sont évalués, dans un premier temps, selon leur mandat par les comités d’évaluation sectoriels ou disciplinaires, en tenant compte des axes d’évaluation suivants et de la pondération s’y rattachant :

Quels sont les critères pour le mandat de recherche, création-production?

Qualité artistique 60 %

• Qualité et intérêt artistiques du projet
• Cohérence du projet avec le mandat et les orientations artistiques de l’organisme
• Qualité artistique et originalité des réalisations antérieures de l’organisme

Contribution au développement de son milieu et rayonnement auprès des publics 20 %

• Efficacité des stratégies mises en place pour rejoindre les publics
• Contribution et impact du projet sur le développement de son milieu et de ses pratiques (artistes, publics, partenaires)
• Pertinence des actions de diffusion, ou potentiel de circulation, sur le territoire local, national et/ou international

Gestion et administration 20 %

• Faisabilité du projet et réalisme des prévisions budgétaires
• Capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• Situation financière stable et équilibrée
• Santé organisationnelle et saine gouvernance
• Diversification des partenariats et des sources de revenus

Quels sont les critères pour le mandat des associations professionnelles, des regroupements et des organismes de services?

Mission et acquittement du mandat 40 %

• Qualité et cohérence des activités ou des services avec la mission et les orientations de l’organisme
• Importance du nombre de membres ou de la clientèle servie
• Représentativité des membres

Contribution au développement disciplinaire et apport aux communautés artistiques 40 %

• Contribution et impact de l’organisme sur le développement de son milieu et de ses pratiques
• Capacité à offrir du soutien ou des services adaptés aux besoins de la ou des communautés desservies
• Efforts consacrés à l’amélioration des conditions de pratique et/ou aux conditions socioéconomiques des artistes dans la discipline ou le secteur concernés
• Capacité à mobiliser ses membres, à travailler en concertation avec les milieux et à créer des partenariats significatifs

Gestion et administration 20 %

• Faisabilité du projet et réalisme des prévisions budgétaires
• Capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• Démonstration d’une situation financière stable et équilibrée
• Santé organisationnelle et saine gouvernance
• Diversification des partenariats et des sources de revenus

Quels sont les critères pour le mandat de l’édition de périodiques culturels?

Qualité artistique 65 %

• Qualité et intérêt du choix des collaboratrices et des collaborateurs, ainsi que des textes publiés
• Cohérence de la direction artistique avec le mandat et l’orientation éditoriale du périodique
• Qualité artistique et originalité des réalisations antérieures du périodique

Rayonnement du périodique 20 %

• Contribution et impact du périodique sur le développement de son milieu et de ses pratiques
• Contribution du périodique au développement des publics
• Qualité et efficacité des stratégies mises en place pour rejoindre les lectorats, les fidéliser, les développer et les renouveler

Gestion et administration 15 %

• Faisabilité du projet et réalisme des prévisions budgétaires
• Capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• Démonstration d’une situation financière stable et équilibrée
• Santé organisationnelle et saine gouvernance
• Diversification des partenariats et des sources de revenus

Quels sont les critères pour le mandat des festivals ou événements, des diffuseurs spécialisés et pluridisciplinaires?

Qualité et impact sur le développement artistique 60 %

• Présence d’une direction artistique forte et singulière
• Clarté et pertinence de la mission, des orientations artistiques et du positionnement de l’organisme dans son milieu
• Qualité, intérêt et cohérence de la programmation en lien avec la mission, les orientations artistiques et les ressources de l’organisme
• Qualité de l’accueil et du soutien offert aux artistes ou aux organismes et efforts budgétaires pour l’achat de spectacles à cachet garanti
• Effort consacré au dialogue et à la rencontre des différentes disciplines (pour les organismes pluridisciplinaires)

Contribution au développement de son milieu et rayonnement auprès des publics 20 %

• Contribution et impact de l’organisme sur le développement de son milieu
• Stratégies mises en place pour rejoindre les publics
• Capacité de l’organisme à rejoindre les publics, à les fidéliser, à les développer et à les renouveler
• Retombées significatives des actions de communication, de mise en marché, de promotion et de publicité.

Gestion et administration 20 %

• Faisabilité du projet et réalisme des prévisions budgétaires
• Capacité à bien gérer ses activités et à mener à terme ses projets
• Démonstration d’une situation financière stable et équilibrée
• Santé organisationnelle et saine gouvernance
• Diversification des partenariats et des sources de revenus

Pourquoi y a-t-il des critères selon des priorités stratégiques d’impact?

Ces critères sont fondés sur des priorités énoncées par les communautés artistiques consultées au cours de l’élaboration du Plan stratégique du Conseil des arts de Montréal 2022-2025, de même que des facteurs clés contribuant à la vitalité des milieux des arts. Les critères de cet axe s’ajoutent aux axes d’évaluation propres aux différents mandats. Le Conseil vise ainsi à reconnaître la contribution des des milieux à l’accomplissement de ses priorités, en bonifiant son soutien auprès des clientèles qui se démarquent, plus précisément en lien avec son axe stratégique d’impact. Les artistes, collectifs ou organismes peuvent se reconnaître de diverses manières dans une ou plusieurs orientations stratégiques ciblées dans le cadre de cette bonification et ce, en tenant compte de leurs pratiques, de leurs missions ou mandats, de la nature de leurs activités, de leur histoire ou de tout autre élément particulier.

Trois catégories d’impact sont mises de l’avant : équité et représentativité, proximité sur le territoire et écoresponsabilité.

Quels sont les critères selon l’orientation stratégique de l’équité et de la représentativité?

• Implication significative d’artistes, de travailleuses et travailleurs culturels historiquement sous-représentés dans les postes artistiques et administratifs clés
• Implication significative des femmes dans les postes artistiques et administratifs clés
• Valorisation des pratiques artistiques historiquement sous-représentées
• Développement de pratiques équitables et inclusives à l’endroit des publics
• Attention portée aux relations intergénérationnelles et à la transmission des acquis

Quels sont les critères selon l’orientation stratégique de la proximité sur le territoire?

Valorisation des initiatives locales

• Volonté de s’ancrer dans les milieux de vie des artistes et des communautés montréalaises
• Collaboration féconde avec des acteurs clés sur le territoire local (milieux culturels et/ou communautaires, municipaux, santé, éducation, économie sociale, etc.)
• Enrichissement de l’offre culturelle de proximité dans les quartiers et/ou arrondissements et/ou villes du territoire de l’île de Montréal
• Établissement de liens forts et durables avec la population des quartiers et/ou arrondissements et/ou villes du territoire de l’île de Montréal

Quels sont les critères selon l’orientation stratégique de l’écoresponsabilité?

Transition écoresponsable

• Intégration et mise en oeuvre de pratiques écoresponsables
• Développement de pratiques de mise en commun et de mutualisation d’outils, de ressources et de connaissances

Bonification selon les priorités stratégiques d’impact

Le pointage obtenu à l’évaluation selon les priorités stratégiques d’impact du Conseil s’ajoute à la note établie par les pairs selon l’évaluation par mandat. Pour un total de six points, la bonification se répartit comme suit :

• équité et représentativité maximum de 3 points
• proximité sur le territoire maximum de 2 points
• écoresponsabilité maximum de 1 point

Quel est le délai de réponse?

Une période de huit à dix semaines est requise pour le traitement de la demande, entre la date limite de dépôt de la demande et la décision transmise par le Conseil.

Comment la décision sera transmise?

La personne représentant l’organisme ou la coopérative sera invitée par courriel à prendre connaissance des résultats sur le portail ORORA. Aucune décision ne sera transmise par téléphone.

Puis-je faire appel de la décision?

Les décisions du Conseil sont finales et sans appel. Le personnel du Conseil se tient cependant à votre disposition pour toutes questions relatives aux décisions prises. L’équité, l’éthique et la proximité font partie intégrante de ses valeurs et l’écoute et l’empathie seront toujours priorisées dans ses relations avec sa clientèle. Ainsi, dans le but d’améliorer nos façons de travailler, nous mettons dorénavant à votre disposition un formulaire de rétroaction que vous trouverez ici. 

Par ailleurs, les organismes, collectifs, artistes et leurs représentant·e·s s’engagent en tout temps à ne pas communiquer avec les membres des comités d’évaluation ou les membres du conseil d’administration du Conseil pour tout ce qui a trait à la gestion, à l’évaluation ou aux décisions reliées à leur demande.

Le personnel du Conseil se tient à votre disposition et est seul habilité à répondre aux questions relatives au processus d’évaluation des demandes et aux décisions prises.

Comment la subvention sera-t-elle versée?

Le montant de la subvention est attribué en un seul versement (100 %) après l’envoi de la lettre d’attribution.

Les délais de versement peuvent être variables en fonction du temps de traitement interne des services de la Ville de Montréal, hors du contrôle du Conseil des arts de Montréal.

Les conditions et modalités de versement sont transmises dans les lettres de réponse sur ORORA et peuvent être consultées ici.

Rapports

L’organisme doit soumettre un rapport de fin de projet disponible sur ORORA, dans les quatre mois qui suivent la fin du projet.

Les rapports sont téléchargeables sur le portail ORORA. Vous recevrez un courriel vous informant de leur accessibilité.

Défaut de production d’un rapport?

L’organisme ne pourra déposer de nouvelles demandes s’il n’a pas produit les rapports demandés dans les délais exigés.

Mises à jour

Le questionnaire d’auto-identification disponible sur le profil ORORA de l’organisme doit être mis à jour avec les données réelles de l’organisme dans les quatre mois suivant la fin de son exercice financier.

Engagements

Le fait d’encaisser la subvention constitue pour l’organisme ou la coopérative un engagement à réaliser les activités visées par ladite subvention et à respecter les conditions qui s’y rattachent et qui seront communiquées dès l’acceptation de la demande.

L’organisme ou la coopérative s’engage à :

• réaliser son projet comme prévu
• aviser le plus rapidement possible la conseillère ou le conseiller culturel de toute modification majeure au projet pour lequel il a reçu une subvention ou de son incapacité à le réaliser au cours de l’exercice prévu (selon le cas, un remboursement du montant accordé, partiel ou en totalité, pourrait être demandé)
• si exigé, remettre les rapports, les bilans d’activités et les états financiers aux fréquences requises
• si applicable, inclure dans son rapport des photos, vidéos ou tout autre élément visuel pertinent libre de droits, pouvant être utilisés à des fins promotionnelles ou d’archives par le Conseil