Rôles des différen­tes instances décision­nelles

Le Conseil des arts de Montréal repère, accompagne, soutient et reconnaît l’excellence dans la création, la production et la diffusion artistiques, dans une perspective de développement continu du milieu artistique professionnel sur l’ensemble de l’Île de Montréal.

Le Conseil mise sur son expertise, son dynamisme, son esprit d’innovation, sa gouvernance et sa capacité à rassembler, ainsi que sur des échanges soutenus avec le milieu artistique, les citoyen-ne-s et les partenaires municipaux, gouvernementaux et économiques.

Pour ce faire, il doit pouvoir profiter des compétences et de l’expertise d’évaluatrices et d’évaluateurs chevronnés, artistes, travailleuses ou travailleurs culturels et des conseillères et conseillers culturels, dans chacune des disciplines subventionnées.

Jusqu’en 2008, les évaluatrices et les évaluateurs étaient les membres du Conseil. Depuis 2009, le Conseil a modifié son fonctionnement en créant des comités de pairs. La structure mise en place veut favoriser le sentiment d’appartenance et le partage d’une vision au service de la vie artistique montréalaise, tout en bénéficiant de l’expertise de toutes et de tous.

Les membres des comités d’évaluation sont nommé-e-s par le conseil d’administration du Conseil des arts de Montréal, sur recommandation du comité de gouvernance et nominations. Leur mandat est de trois ans, non renouvelable, sauf exception.

Sa composition répond à des principes d’équité, de parité, de diversité des pratiques artistiques, des origines culturelles et générationnelles. Les membres évaluent les mérites comparatifs des demandes soumises, pour établir un ordre de priorité parmi les demandes et pour recommander celles méritant d’obtenir une subvention.

Quant aux questions liées à l’évaluation de l’admissibilité ainsi que celles concernant les priorités, les politiques, les objectifs et les critères d’évaluation des programmes, elles demeurent la responsabilité du Conseil.

Les choix du comité d’évaluation sont faits selon le principe du consensus ou, le cas échéant, selon le principe de la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le ou la président-e du comité tranche.

Les membres des comités d’évaluation ont pour mandat de :

• suivre l’activité artistique des organismes et collectifs dans chacun de leurs secteurs
• examiner et évaluer les demandes de subventions déposées par les organismes et collectifs
• prendre connaissance des analyses préparées par les conseillères et conseillers culturel-le-s du Conseil
• déterminer à travers des recommandations, l’ordre de priorité de l’attribution des subventions, selon les priorités stratégiques et les critères d’évaluation des programmes du Conseil

Les membres des comités évaluent les demandes dans le cadre des différents programmes. Les comités d’évaluation ont aussi la responsabilité de proposer des candidatures pour le Grand Prix et ils seront appelés à se prononcer sur d’autres dossiers.

Pour le programme général : chaque comité se réunit au moins trois fois par an, en fonction des dates de dépôt des demandes de subventions. Une quatrième réunion devrait idéalement avoir lieu à un autre moment pour échanger sur les grands enjeux de la discipline ou du Conseil.

Pour les programmes reliés aux priorités stratégiques : les membres seront invité-e-s à participer à au moins un jury durant leur mandat.

Dans le cadre du programme général de subventions, les membres des comités d’évaluation travaillent en étroite collaboration avec le directeur du soutien et des initiatives stratégiques et les conseillères et conseillers culturels du Conseil.

Ces derniers assurent le relais auprès des compagnies artistiques et suivent de près leurs activités. Chaque conseillère et conseiller tient un calendrier d’activités des compagnies pour s’assurer de la présence des membres qui seront en mesure de porter un jugement éclairé sur ces activités.

Lors des rencontres, il assume les responsabilités suivantes :

• est d’abord un membre du conseil d’administration du Conseil des arts de Montréal et appuie ses positions
• préside les réunions des comités d’évaluation
• anime les échanges et accorde le droit de parole aux membres
• advenant une recommandation qui ne fait pas consensus, il a la responsabilité de trancher
• établit, de concert avec les membres de son comité, les priorités à l’intérieur de sa discipline

Lors de ta tenue du comité des présidents, il analyse la proposition d’attribution financière formulée par le comité de direction et rapporte ensuite au conseil d’administration les recommandations et discussions des comités.

Lors des rencontres, il assume les responsabilités suivantes :

• informe les membres de leurs rôles
• rappelle les orientations du Conseil, les objectifs et critères d’évaluation du programme ainsi que les règles relatives au code d’éthique
• explique le déroulement du processus d’évaluation ainsi que les modalités d’évaluation
• appuie le président et le remplace lorsque celui-ci doit se retirer pour un conflit d’intérêts (sans droit de vote)

La personne assure l’organisation du comité d’évaluation;

• elle analyse les demandes de subventions soumises au Conseil
• elle coordonne le calendrier de présence des membres aux événements reliés à son secteur ainsi que la présence de ceux-ci aux réunions de comité

Lors des rencontres, elle assume les responsabilités suivantes :

• assure le secrétariat du comité d’évaluation
• peut être invitée par le président du comité à fournir des explications ou informations complémentaires
• s’assure que les modalités de gestion du Conseil soient respectées

Seuls les membres des comités d’évaluation participent à l’évaluation et ont droit de vote.

Dans le cadre du programme Le Conseil des arts de Montréal en tournée, les membres des comités d’évaluation travaillent en étroite collaboration avec la directrice des initiatives territoriales et des services à la clientèle ainsi que la coordonnatrice du programme de tournée.

La coordonnatrice tient un rôle d’agent de liaison avec les compagnies et les collectifs artistiques qui présentent une proposition pour la tournée. La coordonnatrice fournit aux membres les propositions artistiques reçues.

Elle donne également les accès au site de gestion du programme afin que les membres puissent consulter les propositions et le matériel avant la rencontre du comité.

Les membres font la sélection des propositions avec les représentants des réseaux de diffusion municipaux. Ceci permet d’établir la programmation de la tournée lors de la rencontre du comité.

Lors des rencontres pour le programme de tournée, il assume les responsabilités suivantes :

• est d’abord un membre du conseil d’administration du Conseil des arts de Montréal
• préside les réunions des comités d’évaluation
• anime les échanges et accorde le droit de parole aux membres et aux diffuseurs municipaux
• advenant une recommandation qui ne fait pas consensus, il a la responsabilité de trancher
• rapporte au comité des présidents et ensuite au conseil d’administration les recommandations et discussions des comités

Lors des rencontres, elle assume les responsabilités suivantes :

• informe les membres de leurs rôles
• rappelle les orientations du Conseil, les objectifs et critères d’évaluation du programme de tournée, ainsi que les règles relatives au code d’éthique
• explique le processus de sélection des propositions ainsi que les critères
• appuie le président et le remplace lorsque celui-ci doit se retirer pour un conflit d’intérêts (sans droit de vote)

• elle assure l’organisation du comité d’évaluation
• elle analyse les propositions soumises au Conseil
• elle prépare et envoie les tableaux d’analyse
• elle collige les tableaux présentant l’ensemble des propositions artistiques

Lors des rencontres, elle assume les responsabilités suivantes :

• assure le secrétariat du comité d’évaluation
• peut être invitée par le président du comité à fournir des explications ou informations complémentaires
• s’assure que les modalités de gestion du Conseil soient respectées

Lors des rencontres, la personne assume les responsabilités suivantes :

• sans en faire l’analyse, prennent connaissance des propositions artistiques soumises au programme de tournée
• peut être invitée par le président du comité à fournir des informations complémentaires
• coordonne la présence des membres aux réunions de comité

• un-e représentant du réseau Accès Culture et un-e autre de l’Association des diffuseurs culturels de l’île de Montréal participent à la rencontre pour la sélection des propositions artistiques
• ils ou elles agissent à titre de porte-parole de leur réseau respectif, informent des aspects à considérer lors de la sélection (spectateurs, lieu, espace technique, etc.) et votent
• à titre d’experts en diffusion, ils ou elles informent les membres du comité d’évaluation du potentiel de diffusion pressenti dans leur réseau respectif pour chaque proposition artistique

Seuls les membres des comités d’évaluation et les représentants du réseau Accès Culture et de l’Association des diffuseurs culturels de l’île de Montréal participent à l’évaluation et ont droit de vote.

Les résidences du Conseil sont mises en place pour répondre à un enjeu d’un secteur, après validation par le comité sectoriel concerné. Il s’agit du seul programme au Conseil qui peut soutenir les individus dans leur pratique artistique professionnelle.

Dans le cadre du programme de résidences du Conseil des arts de Montréal, la directrice des initiatives territoriales et des services à la clientèle ainsi que la chargée de projets- tournées et résidences travaillent en étroite collaboration avec les conseillères culturelles.

La personne assume les responsabilités suivantes :

• rédige la documentation nécessaire à l’appel de projets de la résidence (présentation du programme, formulaire d’inscription, etc.)
• reçoit et analyse les projets soumis au Conseil, conjointement avec les partenaires s’il y a lieu
• coordonne la présence des membres sélectionnés pour former un comité ad hoc qui comprend au moins un membre du comité d’évaluation du Conseil
• assure l’organisation et le secrétariat du comité

Elle est le porteur de contenu et est la personne de références des résidences. Elle assume les responsabilités administratives suivantes :

• rédige les ententes établies avec les partenaires et en assure le suivi administratif
• réalise les suivis budgétaires auprès de l’administration du Conseil ainsi qu’auprès des lauréat-e-s et/ou des partenaires porteurs des résidences
• s’assure du respect de l’échéancier
• coordonne le calendrier de diffusion des communications avec l’équipe des communications du Conseil
• s’assure que les modalités de gestion du Conseil soient respectées

Comme les membres des comités d’évaluation sont formés de pairs, il se peut que des conflits d’intérêts surgissent au moment de l’évaluation des dossiers de demandes.

Le Conseil des arts de Montréal dispose d’un code d’éthique qui précise les situations de conflits d’intérêts. Aux termes de ce code, chaque membre est appelé à compléter et signer un formulaire de déclaration d’intérêts au moment de sa nomination, et à le déposer auprès du secrétaire.

Qui plus est, un formulaire spécifique en ligne doit être rempli par chaque membre, avant chaque réunion du comité d’évaluation, pour vérifier la présence de conflits d’intérêts en fonction des demandes présentées; ce formulaire doit être rempli avant que la documentation pour l’évaluation des dossiers ne leur soit remise.

Les membres des comités d’évaluation sont tenus de considérer comme confidentiels le contenu des demandes des organismes et de leur analyse ainsi que les délibérations qui ont cours durant les réunions desdits comités. Elles et ils ne sont pas autorisés à discuter des demandes avec les organismes visés ou leurs représentant-e-s.

Les membres ne peuvent pas non plus divulguer les recommandations, quelles
qu’elles soient, acheminées, pour décision, auprès du conseil d’administration du Conseil qui, seul, a le droit, en temps opportun, de faire connaître publiquement le nom des organismes bénéficiaires ou non.

En cas de prise de contact éventuelle par un-e représentant-e d’un organisme auprès d’un-e membre au sujet d’une demande, il ou elle se doit de référer la ou le représentant au Conseil et d’en informer le Conseil.

À la fin des rencontres, dans le but de protéger le caractère confidentiel des discussions, les membres rendent tous leurs documents de travail afin que ceux-ci soient détruits ou détruisent eux-mêmes tous documents électroniques qu’ils auraient téléchargés.