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Poste : Adjoint(e) technique aux programmes
Classification : Personnel administratif et de soutien AS-03

 

SOMMAIRES DES FONCTIONS

Assure un soutien à la gestion, aux suivis des aides financières et aux programmes d’accompagnement de plus de 500  organismes et collectifs artistiques professionnels montréalais sur une base annuelle.

Sous l'autorité du directeur du soutien et des initiatives stratégiques, assume la gestion et le traitement du processus administratif des demandes de subvention du programme général, planifie les réunions d’équipe et les réunions des comités d’évaluation, reçoit les analyses des conseillers culturels et en assure la diffusion auprès des membres des comités d’évaluation sectoriels. Travaille en étroite collaboration avec les conseillères culturelles et des équipes multidisciplinaires.

PRINCIPALES FONCTIONS

Processus administratif

Assure un soutien dans la planification de l’agenda du directeur du soutien et des initiatives stratégiques et coordonne le calendrier des comités d’évaluation sectoriel et des réunions diverses dont les réunions d’équipe (Préparation des documents adéquats)

Responsable du cycle de traitement et de la coordination des demandes de subvention via la plateforme informatique et en assure le bon fonctionnement auprès de l’équipe et des clients internes et externes

Effectue et coordonne la création, l’ouverture et la gestion des appels de subvention dans la plateforme informatique

Planifie et organise les comités d’évaluation sectoriels (vois aux réservations de locaux, à l’organisation des repas et des collations)

Veille à ce que l’équipement nécessaire aux réunions soit disponible et prêt pour utilisation et offre un soutien technique aux membres des comités d’évaluation sectoriels

Fait la saisie des rapports, des graphiques, des tableaux et la compilation des statistiques du service au(x)quel(les) elle appartient.

Balance les subventions à chaque fin de cycle et en fin d’année financière.

Maintiens à jour la liste des membres des comités d’évaluation et leurs coordonnées.

Achemine aux personnes et aux organismes concernés les documents publics requis.

Prépare les documents nécessaires aux assemblées générales

Remplace à la réception lorsque requis.

 

Plateforme informatique

Responsable du système ORORA dans le cadre du traitement des demandes de subvention du programme général.

Savoir-faire technologique, aptitude à évaluer et identifier les besoins de l’équipe en matière de développement technologique dans le but d’offrir un soutien au chargé de projets responsable de l’implantation des programmes.

Veille à ce que le contrôle interne de la plateforme fonctionne (contrôle des accès, gestion des affiliations, centre de messagerie)

Service à la clientèle

Identifie et évalue les besoins des clients internes et externes et y répond en traitant leur demande en personne, par courrier ou par courrier électronique et les oriente vers les ressources adéquates

Fournie de l’information de première ligne aux interlocuteurs de son service et offre un soutien technique à l’interne et à l’externe

Tiens à jour les registres des interactions avec les clients

Dossiers «ad hoc»

Participe à la réalisation de mandats spéciaux.

 

PROFIL RECHERCHÉ

Rigueur et professionnalisme.
Autonomie, jugement, sens de l’organisation et des priorités.
Méthodique, aptitude à communiquer.
Éthique et respect de la confidentialité des informations.
Tact, délicatesse et courtoisie dans les relations interpersonnelles.
Savoir-faire technologique.
Capacité à travailler sous pression.
Capacité d’adaptation, facilité à communiquer et à collaborer avec différents types de clientèles ayant des besoins variés.
Bonne connaissance et compréhension de la réalité du milieu artistique montréalais.

 

EXIGENCES DE L'EMPLOI
Scolarité et expérience requises

Qualifications

D.E.C. en technique de bureautique.

A.E.C ou D.E.P avec expérience pertinente d’au moins deux (2) ans dans des emplois de même nature.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques et des principaux logiciels de traitement de texte.

Maîtrise parfaite de la langue française parlée et écrite et bonne connaissance de la langue anglaise.

 

COMMENT SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE
Envoyez (sous format .pdf) :

1. le formulaire de candidature dûment rempli, en prenant soin de citer la référence : Adjoint(e) technique aux programmes ; Formulaire de candidature à télécharger et à remplir.

2. ainsi que :

• une lettre de présentation (maximum de 750 mots) démontrant comment votre formation et vos expériences répondent aux exigences du poste convoité;

• votre curriculum vitæ 

avant la date de clôture du 5 septembre 2019 par courriel uniquement à mpmorneau@teleressources.com 

Le Conseil des arts de Montréal accorde une grande valeur à la diversité de l’effectif, et nous encourageons les candidats à déclarer volontairement s’ils sont membres des groupes désignés suivants : femmes, minorités visibles, Autochtones (Premières Nations, avec ou sans statut, Métis ou Inuit) et personnes handicapées.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à tous les employés et postulants. Les personnes ayant une limitation fonctionnelle qui nécessite des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus peuvent s’adresser à France Laroche, directrice des finances et de l’administration, par téléphone au 514.280.3589 ou par courriel à france.laroche@ville.montreal.qc.ca.

Le Conseil remercie celles et ceux qui auront soumis une candidature, mais seules les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection seront contactées.

 


 

Poste : Adjoint(e) administratif (ve) aux programmes

Classification :Personnel administratif et de soutien
Statut du poste : 3 jours/semaine
Durée de l’emploi : Permanente
Date limite : 5 septembre 2019 à 17 heures

Lieu de travail : Maison du Conseil des arts de Montréal au 1210, rue Sherbrooke Est Montréal (Québec)

Sommaire de la fonction :
Sous l’autorité du (de la) directeur (trice) des communications et initiatives territoriales, assume les activités de secrétariat des professionnels pour les services suivants : arts et philanthropie et initiatives territoriales.

Profil recherché :

  • Niveau d’autonomie supérieur et sens de l’organisation très développé.
  • Tact, délicatesse et courtoisie dans les relations interpersonnelles.
  • Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier.
  • Très bon jugement.
  • Capacité à travailler sous pression tout en produisant un travail de qualité.
  • Facilité à communiquer et à collaborer avec différentes équipes et des clients ayant des besoins variés.
  • Bonne connaissance et compréhension de la réalité du milieu artistique montréalais.


Salaire offert : Selon l’expérience et la politique salariale en vigueur.

Avantages sociaux : Assurances collectives, régime de retraite (RÉER collectif), PAE, etc.

Date prévue d’entrée en fonction : Dans les meilleurs délais.

PRINCIPALES FONCTIONS

 

Arts et philanthropie (1 1/2 jours/semaine)

Soutient la directrice adjointe, philanthropie et partenariats dans le développement des activités philanthropiques du Conseil des arts de Montréal (Grand Prix et autres projets de collecte de fonds à venir).

Soutient la chargée de projets arts et philanthropie dans la gestion de bourses, prix, études et programmes d’accompagnement en philanthropie pour le milieu artistique (ateliers, stage, Go-CA, groupe de co-développement, étude sur la philanthropie culturelle, bourses MIA et Création Jazz, etc.)

Soutient la chargée de projets arts et philanthropie dans les efforts annuels de vente et sollicitation du Grand Prix du Conseil des arts de Montréal (rédige et monte les lettres de demandes destinées à la communauté d’affaires et autres donateurs, coordonne les rappels et courriels de sollicitation, assure la réception des paiements, compile les résultats de ventes et met à jour les listes de sollicitation, rédige les remerciements, etc.)

Assure les suivis du comité développement (prépare la salle, commande les goûters, assiste aux comités et prends les notes, rédige les comptes rendus du comité et les résumés pour la présidence).


Initiatives territoriales (1 1/2 jours/semaine)


Appuie l’équipe des initiatives territoriales pour des suivis administratifs ponctuels et réguliers lors de la réception des candidatures ; la rédaction et l’envoi des lettres d’acceptation, de refus et des lettres d’ententes, attributions aux diffuseurs et gestion des subventions sur les bases de données, les demandes de versements et l’envoi des chèques pour les programmes des initiatives territoriales.

Effectue un suivi continu auprès des organismes pour le programme le Conseil des arts de Montréal en tournée pour toutes les saisons et s’assure de la réception et de la vérification de divers documents (contrats, rapports et budgets révisés).

Effectue la gestion du Concours «Le choix du public» de la tournée (distribution des cartons aux organismes et collectifs, tirages mensuels et grand tirage, envoi des lettres et des commentaires ainsi que des prix aux gagnants, contact avec les partenaires etc.).

Participe à l’organisation de diverses activités pour assurer l’accompagnement du milieu (ateliers, cliniques, séances de formation, journée des diffuseurs).

Réalise des tableaux de suivi et autres outils pour optimiser les activités de tournée et offre un soutien pour colliger les données sur les programmes de la direction des initiatives territoriales.

 

EXIGENCES DE L'EMPLOI

Scolarité et expérience requises

Qualifications

  • D.E.S. en secrétariat ou autre formation professionnelle reconnue.
  • Expérience pertinente d’au moins deux (2) ans dans des emplois de même nature.


Connaissances

  • Maîtrise des outils informatiques et des principaux logiciels de traitement de texte et tableurs.
  • Maîtrise de la langue française parlée et écrite et bonne connaissance de la langue anglaise.


COMMENT SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Envoyez (sous format .pdf) :

1. le formulaire de candidature dûment rempli, en prenant soin de citer la référence Adjoint(e) administratif(ve) aux programmes; Formulaire de candidature à télécharger et à remplir.

2. ainsi que :
• une lettre de présentation (maximum de 750 mots) démontrant comment votre formation et vos expériences répondent aux exigences du poste convoité;
• votre curriculum vitæ;

avant la date de clôture du 5 septembre 2019 par courriel uniquement à artsmontreal@ville.montreal.qc.ca


Le Conseil des arts de Montréal accorde une grande valeur à la diversité de l’effectif, et nous encourageons les candidats à déclarer volontairement s’ils sont membres des groupes désignés suivants : femmes, minorités visibles, Autochtones (Premières Nations, avec ou sans statut, Métis ou Inuit) et personnes handicapées.

Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible à tous les employés et postulants. Les personnes ayant une limitation fonctionnelle qui nécessite des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus peuvent s’adresser à France Laroche, directrice de l’administration, par téléphone au 514.280.3589 ou par courriel à france.laroche@ville.montreal.qc.ca.

Le Conseil remercie celles et ceux qui auront soumis une candidature, mais seules les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection seront contactées.